Neben der Auswahl und Buchung des Veranstaltungsortes sowie der Organisation der Licht- und Tontechnik, der weiteren benötigten Ausstattung und der möglicherweise gewünschten Dekorationen muss auch die Versorgung und Verpflegung der Gäste geplant sein.

Hierzu gehört zunächst, abzuklären, ob und in welchem Umfang Toiletten vorhanden sind.

Je nach Anzahl der Zuhörer müssen bestimmte Auflagen im Hinblick auf die Anzahl der vorhandenen Toiletten eingehalten werden. Zudem ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass der Veranstaltungsort auch für behinderte Menschen erreichbar ist.

Hierzu gehört neben einer behindertengerechten Toilette auch eine Rampe, die es einem Rollstuhlfahrer ermöglicht, den Veranstaltungsort überhaupt zu betreten.

Zudem wird aus Sicherheitsgründen in aller Regel nicht gestattet, eigene Getränke und Speisen mitzubringen.

Dies hat den Hintergrund, dass beispielsweise Glasflaschen zu gefährlichen Gegenständen umfunktioniert werden könnten, zudem könnten Jugendliche Mischgetränke mit Alkohol mitbringen, was Verstöße gegen das Jugendschutzgesetz zur Folge haben kann. Nicht zu vergessen ist natürlich außerdem, dass der Verkauf von Getränken und Speisen eine weitere Einnahmequelle darstellt. Daher sollte der Veranstalter dafür Sorge tragen, dass Brauereien, Getränkelieferanten oder Gastronomiebetriebe für das leibliche Wohl der Zuhörer sorgen. 

Außerdem muss genügend Personal eingeplant werden.

Hierzu gehören beispielsweise Ordner, die die Einlasskontrollen durchführen und die Sicherheit während des Konzertes sicherstellen, Personal für die Garderobe und die Abendkasse, Techniker, die im Fall einer technischen Störung eingreifen können, Reinigungskräfte, die während und nach dem Konzert aufräumen, sowie Bühnenpersonal, das die Bühne aufbaut, einrichtet und wieder abbaut.

Bei all der Planung spielt jedoch auch die Finanzplanung eine entscheidende Rolle. In aller Regel trägt der Veranstalter das wirtschaftliche Risiko.

Das bedeutet, er muss beispielsweise die Gage des Künstlers, die Bezahlung der Mitarbeiter und Helfer oder die Miete des Veranstaltungsortes auch dann in vollem Umfang bezahlen, wenn nur die Hälfte der Karten verkauft wurde.