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Page 3 of 5 Zu 2. Kommunikation mit den Künstlern Steht das Konzept für das Konzert, müssen entsprechende Künstler kontaktiert und mit ihnen die Konditionen ausgehandelt werden. In aller Regel werden die vereinbarten Konditionen dabei zum Schutz für beide Seiten in einem schriftlichen Vertrag festgehalten. Insbesondere bei größeren Konzerten ist es üblich, einen bekannteren Star als Hauptakt und einen oder mehrere meist weniger bekannte Künstler als Vorprogramm zu buchen. Auch hier ist die Kommunikation mit den Künstlern wichtig, denn nicht alle Künstler möchten gemeinsam an einem Abend auftreten und vor allem große Stars bevorzugen oft bestimmte Bands oder haben mit diesen Verträge für Tourneen abgeschlossen.
Zu 3. Werbung für das KonzertSind alle Konditionen für das abgesprochen und ist die Durchführung durchgeplant, muss das Konzert vermarktet werden. Hierzu gibt es zahlreiche Wege und nach Möglichkeit sollten auch möglichst viele dieser Wege genutzt werden. Typischerweise erfolgt die Werbung für ein Konzert durch die folgenden Mittel: -Werbung auf der Homepage des Konzertveranstalters und des oder der Künstler
-Werbung auf Seiten im Internet, die sich mit Konzerten im Allgemeinen sowie der jeweiligen Musikrichtung beschäftigen
-Werbung in regionalen Zeitungen und Zeitschriften
-Eintrag des Konzertes in den Veranstaltungskalender der jeweiligen Stadt oder Gemeinde
-Werbung durch Plakate, Poster und Flyer
-Bekanntgabe des Termins im Rahmen der Veranstaltungstipps des örtlichen Radiosenders Zudem sollte auch der Vorverkauf der Karten möglichst frühzeitig beginnen. Hierzu kann ebenfalls das Internet genutzt werden, außerdem können die Karten über die örtlichen Vorverkaufsstellen sowie beispielsweise Musikgeschäfte, Buchhandlungen oder über den Inhaber des Veranstaltungsortes selbst erfolgen. Können oder sollen nicht alle Karten vorab verkauft werden, muss für den Tag der Veranstaltung eine entsprechende Kasse vor Ort eingerichtet sein. Zu 4. Kontaktaufnahme zu Behörden Eine öffentliche Veranstaltung muss rechtzeitig bei verschiedenen Stellen angemeldet werden. Hierzu gehören das zuständige Ordnungsamt der jeweiligen Stadt- oder Gemeindeverwaltung, dem neben dem Ort und der Dauer der Veranstaltung auch die erwartete Besucherzahl mitgeteilt werden muss, und die zuständige Polizeidienststelle. Außerdem müssen ab einer bestimmten Anzahl an Besuchern Rettungssanitäter sowie die Feuerwehr vor Ort sein, damit im Bedarfsfall sowohl die medizinische Versorgung als auch der Brandschutz sichergestellt sind. Eine weitere Behörde, die nicht vergessen werden darf, ist die GEMA. Aus juristischer Sicht berührt ein Konzertveranstalter als Musikverwerter die Aufführungs-, Vortrags- und Vorführungsrechte des Urhebers, weshalb ein Konzert angemeldet werden muss und einer entsprechenden Lizenz bedarf. Die GEMA ist über zehn Bezirksdirektionen organisiert und die Anmeldung des Konzertes muss bei der Bezirksdirektion erfolgen, die für die jeweilige Region zuständig ist. Die Anmeldung kann schriftlich per Brief, Fax oder E-Mail erfolgen und muss die Kontaktdaten des Veranstalters sowie Angaben zu dem Datum, dem Ort mit Quadratmeterzahl und der Art der Veranstaltung sowie den Eintrittspreisen enthalten. Neben einem formlosen, selbstverfassten Schreiben kann jedoch auch der Fragebogen der GEMA für die Anmeldung genutzt werden. Wichtig ist aber in jedem Fall, die Anmeldung rechtzeitig einzureichen, da ansonsten deutlich höhere Gebühren in Rechnung gestellt werden. Die Eintrittspreise sowie die flächenmäßige Größe des Veranstaltungsortes bestimmen die Höhe der Gebühren für die Lizenz.
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